Datenschutz bei Firmenevents – Vorsicht bei Firmenparties, Betriebsausflügen und Messebesuchen

Firmenevents


Damit dieser Planungsbereich weder die Vorfreude auf die anstehende Party mindert noch den Stress vor einem Messeauftritt steigert, haben wir für Sie die größten Stolpersteine im Umgang mit personenbezogenen Daten bei Firmenevents zusammengetragen und wie Sie diese am besten umgehen.

Versandt von Einladungen

Schon im ersten Schritt, der Einladung, ist Vorsicht geboten. Firmenveranstaltungen sind als geschäftliche Handlung zu verstehen und die Einladung damit als Werbung. Daher sollten Sie auch hier die vorherige Zustimmung für einen Versand per Email oder einen Telefonanruf der Gäste einholen. Einladung auf postalischem Weg ist hingegen unbedenklich. Sollten Sie andere Plattformen für die Einladung nutzen wollen, muss berücksichtigt werden, dass eine Auftragsverarbeitung durch den Plattformbetreiber vorliegen kann.

Regelung der Auftragsverarbeitung

Häufig bleiben Planung und Durchführung eines Events nicht innerhalb der Firma, sondern werden zu Teilen an externe Dienstleister ausgelagert. Sofern dabei personenbezogene Daten erfasst oder verarbeitet werden, liegt meist eine Auftragsverarbeitung vor. Der Veranstalter muss hier zunächst klären, ob ein berechtigtes Interesse darin besteht, diese zu erteilen. Als nächsten Schritt muss die rechtskonforme Sicherung der Daten geregelt sein. Liegt eine Auftragsverarbeitung vor, wird dies vertraglich festgehalten.

Fotoaufnahmen während der Veranstaltung

Firmenevents werden häufig dazu genutzt, um Fotos der Mitarbeiter zu machen, die später auf der Unternehmenswebsite veröffentlicht oder zu weiteren Marketingzwecken verbreitet werden sollen. In den meisten Fällen ist es daher von Nöten, die Einwilligung zur Aufnahme und der Veröffentlichung der Betroffenen einzuholen. Bei größeren Veranstaltungen gibt es allerdings auch Ausnahmen. Um sich zunächst abzusichern, empfiehlt sich ein Hinweis auf der Einladung, die das Erstellen und der Veröffentlichung ankündigt. Leider ist die Erstellung von Fotoaufnahmen datenschutzrechtlich ein hoch komplexes Thema und bedarf wesentlicher Prüfung und genauer Absprache mit dem Fotografen.

Erfassung von Daten auf dem Event

Manchmal kommt es vor, dass auch während der Veranstaltung personenbezogene Daten erfasst werden. An dieser Stelle muss der Veranstalter seiner Informationspflicht nachkommen, den Betroffenen also den Grund und den Vorgang der Verarbeitung schildern. Ein zentraler Aushang oder ein Handout mit den nötigen Informationen können diese Aufgabe erfüllen.

Fazit

Auch fern des täglichen Arbeitsaufkommens darf der Datenschutz nicht zu kurz kommen. Vom Versandt der Einladungen bis zur Nachbearbeitung von Veranstaltungen kann es zur Verwendung personenbezogener Daten kommen. Als externer Datenschutzbeauftragter beraten wir Ihr Unternehmen gern, um datenschutzrechtliche Stolpersteine im Arbeitsalltag und bei besonderen Events gar nicht erst aufkommen zu lassen. Kontaktieren Sie uns noch heute unverbindlich!